Unterlagen für den Immobilienverkauf – die Checkliste

Warum die Unterlagen über die Verkaufsdauer entscheiden

Der Käufer entscheidet mit dem Bauch und dem Taschenrechner, die Bank ausschließlich mit Unterlagen. Ohne Grundbuchauszug, Grundrisse und Flächenangaben gibt es keine Finanzierungszusage, und ohne Zusage keinen Notartermin. Jede fehlende Seite verlängert diese Kette.

Der Zeitverlust entsteht dabei selten durch das Dokument selbst, sondern durch die Reihenfolge. Wer erst nach der mündlichen Einigung mit dem Sammeln beginnt, hält einen kaufbereiten Interessenten wochenlang hin. In dieser Zeit sieht dieser andere Objekte, und manche Zusage zerfällt schlicht durch Warten.

Umgekehrt wirkt ein vollständiger Ordner wie ein Qualitätssignal. Wer alle Papiere sofort vorlegen kann, wirkt vorbereitet und seriös, und das überträgt sich auf die Einschätzung des ganzen Objekts.

Es gibt noch einen zweiten Grund, früh anzufangen. Beim Zusammenstellen fällt auf, was fehlt oder nicht zusammenpasst. Eine Wohnfläche, die in zwei Dokumenten unterschiedlich angegeben ist, ein Anbau ohne Genehmigung oder eine alte Grundschuld, an die niemand mehr gedacht hat, lassen sich in Ruhe klären, solange kein Käufer wartet. Unter Zeitdruck werden aus denselben Punkten Preisabschläge.

Die Basis für jedes Objekt

Diese Dokumente werden bei nahezu jedem Verkauf gebraucht, unabhängig davon, ob Sie ein Haus, eine Wohnung oder ein Grundstück anbieten.

• Aktueller Grundbuchauszug mit allen drei Abteilungen
• Amtlicher Lageplan und Flurkarte
• Grundrisse, Schnitte und Ansichten
• Wohn- und Nutzflächenberechnung
• Gültiger Energieausweis
• Auszug aus dem Baulastenverzeichnis
• Nachweis der Gebäudeversicherung
• Grundsteuerbescheid und Angaben zu laufenden Kosten

Den Grundbuchauszug erhalten Sie beim zuständigen Amtsgericht, Lageplan und Flurkarte beim Katasteramt, Bauzeichnungen bei der Bauaktenstelle der Gemeinde. Rechnen Sie je nach Behörde mit einigen Tagen bis mehreren Wochen.

Wichtig ist die Aktualität. Ein Grundbuchauszug, der mehrere Jahre alt ist, wird von Banken und Notaren nicht akzeptiert, weil sich Eintragungen zwischenzeitlich geändert haben können. Bestellen Sie ihn deshalb erst, wenn Sie mit der Vermarktung tatsächlich beginnen, dann aber vollständig mit allen drei Abteilungen.

Stellen Sie die Anträge außerdem parallel und nicht nacheinander. Wer erst das Grundbuch abwartet, dann die Flurkarte bestellt und danach die Bauakte einsieht, verliert leicht zwei Monate, obwohl jede einzelne Auskunft nur wenige Tage gedauert hätte.

Zusätzliche Unterlagen bei Eigentumswohnungen

Bei einer Eigentumswohnung kauft der Interessent immer auch einen Anteil an der Gemeinschaft mit. Entsprechend prüft er die Verwaltung genauso wie die Räume. Diese Papiere fordern Sie bei der Hausverwaltung an, oft gegen eine Gebühr und mit mehreren Wochen Vorlauf.

Vollständige Unterlagen sind der wirksamste Zeitgewinn im ganzen Verkauf.

• Teilungserklärung mit Aufteilungsplan
• Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten Jahre
• Aktuelle Hausgeldabrechnung und laufender Wirtschaftsplan
• Stand der Instandhaltungsrücklage
• Beschlossene oder absehbare Sonderumlagen
• Kontaktdaten der Verwaltung

Fragen Sie bei der Verwaltung gleich nach, ob eine Verwalterzustimmung zur Veräußerung nötig ist. Steht eine solche Beschränkung in der Teilungserklärung, muss der Notar sie einholen, und das kostet zusätzliche Zeit. Wer davon erst kurz vor dem Termin erfährt, verschiebt die Beurkundung.

Sichten Sie die Protokolle vorab. Sie enthalten neben Beschlüssen häufig auch Hinweise auf laufende Streitigkeiten, Mängel am Gemeinschaftseigentum oder anstehende Maßnahmen. Diese Punkte kommen im Verkaufsgespräch ohnehin auf den Tisch, und es ist besser, wenn Sie sie kennen, bevor der Interessent sie liest.

Zusätzliche Unterlagen bei vermieteten Objekten

Ist die Immobilie vermietet, wird der Mietvertrag zum zentralen Dokument. Käufer prüfen Miethöhe, Laufzeit, vereinbarte Staffeln, Kaution und die Zuverlässigkeit der Zahlungen. Aus diesen Angaben ergibt sich die Rendite, und die entscheidet bei Kapitalanlegern über den Preis.

Legen Sie außerdem die letzten Nebenkostenabrechnungen bei und weisen Sie aus, welcher Teil auf den Mieter umlegbar ist. Bei mehreren Einheiten hilft eine Mieterliste mit Fläche, Miete und Vertragsbeginn, weil sie dem Käufer das Rechnen abnimmt.

Prüfen Sie zusätzlich, ob dem Mieter ein Vorkaufsrecht zusteht. Dieser Punkt wird häufig übersehen und kann den Ablauf erheblich verzögern, wenn er erst beim Notar auffällt.

Klären Sie außerdem den Umgang mit der Kaution. Sie geht üblicherweise auf den Käufer über und wird im Kaufvertrag geregelt. Halten Sie deshalb bereit, in welcher Höhe und in welcher Form die Kaution hinterlegt ist, und ob Zinsen aufgelaufen sind. Auch das ist ein Punkt, der sich in Ruhe erledigen lässt und unter Zeitdruck zu Nachverhandlungen führt.

Nachweise, die kein Amt verlangt und Käufer trotzdem überzeugen

Neben den Pflichtdokumenten gibt es Unterlagen, die niemand einfordert und die trotzdem den Unterschied machen. Rechnungen über Dachsanierung, Heizungstausch, Fenster, Elektrik oder Bad belegen, dass die teuren Positionen erledigt sind.

Ebenso hilfreich sind Wartungsnachweise für Heizung und Schornstein, Protokolle des Schornsteinfegers sowie Unterlagen zu Photovoltaik oder Solarthermie mit Angaben zu Anlage, Baujahr und Vergütung. Bei einem Haus mit Garten sind Angaben zu Zisterne, Brunnen oder Bewässerung ebenfalls von Interesse.

Bei Häusern mit Garten oder größerem Grundstück interessieren zusätzlich Angaben zu Zisterne, Brunnen, Bewässerung, Carport und Nebengebäuden. Auch ein Nachweis über die Dichtheit der Abwasserleitung oder über eine Kleinkläranlage gehört dazu, wenn vorhanden. Solche Unterlagen wirken beiläufig, sie ersparen dem Käufer aber eigene Recherche und damit Unsicherheit.

TippLegen Sie zu jeder Modernisierung Jahr und Rechnung ab. Eine belegte Erneuerung ist ein Wert, eine erinnerte nur eine Behauptung.

Was tun, wenn Unterlagen fehlen

Nicht jedes Dokument lässt sich beschaffen, besonders bei älteren Häusern oder nach einem Erbfall. Fehlende Bauzeichnungen lassen sich häufig bei der Bauaktenstelle einsehen und kopieren. Fehlt eine Wohnflächenberechnung, kann sie neu erstellt werden, was zugleich Klarheit über die tatsächliche Fläche schafft.

Schwieriger sind Abweichungen zwischen Bauakte und Wirklichkeit, etwa ein nicht genehmigter Ausbau. Verschweigen ist hier der teuerste Weg, weil Käufer und Bank es beim Abgleich bemerken. Besser ist, den Punkt zu benennen und im Kaufvertrag zu regeln.

Bei der Beschaffung unterstützt ein Makler mit rechtssicheren Verkaufsunterlagen, weil er die Zuständigkeiten kennt und die Anträge parallel stellt statt nacheinander.

Nach einem Erbfall kommt eine Besonderheit hinzu. Solange die Erbfolge im Grundbuch nicht berichtigt ist, stehen dort noch die Verstorbenen als Eigentümer. Für den Verkauf braucht es dann einen Erbschein oder ein notarielles Testament mit Eröffnungsprotokoll. Klären Sie diesen Punkt früh, denn er entscheidet darüber, wer überhaupt wirksam verkaufen kann.

Ordnung und Übergabe an den Käufer

Bündeln Sie alles in einer klaren Struktur, digital als PDF und zusätzlich als Ausdruck für den Notartermin. Eine einfache Gliederung nach Grundstück, Gebäude, Technik, Kosten und Verträge reicht völlig aus. Wichtig ist, dass jedes Dokument mit einem Blick auffindbar ist.

Wer eine Immobilie verkaufen möchte, gibt diesen Ordner beim Übergabetermin weiter. Für den Käufer ist das ein wertvoller Start, für Sie der saubere Abschluss. Bewahren Sie eine Kopie auf, denn Rückfragen kommen erfahrungsgemäß noch Monate später.

Ein vollständiger Unterlagenordner ist das günstigste Verkaufsargument, das es gibt.